Waarom onboarding vaak al vóór de eerste werkdag misgaat

Er is nog geen bureau, geen laptop en geen e-mailaccount. Dus in plaats van aan de slag te gaan, begint ze haar eerste werkdag met rondvragen. Eerst bij haar manager, dan HR en IT. Iemand zegt dat alles waarschijnlijk al is aangevraagd, een ander denkt van niet.

Aan het einde van de ochtend heeft Lisa drie keer hetzelfde verhaal verteld en twee keer ergens op gewacht, maar nog steeds geen volledig werkende setup. Ondertussen krijgt ze het gevoel dat ze iedereen tot last is.

Dit komen we keer op keer tegen bij onze klanten.

HR krijgt onterecht de schuld

In veel organisaties ligt de verantwoordelijkheid voor onboarding bij jou, de HR-manager.

Dat klinkt logisch. Maar in de praktijk ligt een groot deel van de uitvoering buiten jouw invloed.

Accounts worden aangemaakt door IT, toegang wordt goedgekeurd door operations, en finance zorgt ervoor dat iedereen betaald wordt. Dat betekent dat een nieuwe medewerker moet worden aangemeld in het boekhoudpakket en in het payroll systeem. Gebeurt dat niet op tijd, dan is het maar de vraag of de loonstrook klopt en het eerste salaris op tijd komt.

Als HR-manager ben jij degene die het hele proces moet coördineren, terwijl een groot deel van de uitvoering buiten jouw directe invloed ligt.

Dit betekent dat je de voortgang ergens moet bijhouden, continu moet checken of alles is opgepakt en mensen eraan moet herinneren als dat niet zo is. De volledige mentale load ligt bij jou, terwijl je weinig invloed hebt op de uitkomst van het proces.

We zien dus dat onboarding geen strak ingericht proces is, maar een verzameling losse stappen die over verschillende afdelingen verdeeld zijn. Iedereen levert zijn stukje, maar het geheel ontbreekt. Het proces leunt op handmatige acties en overdrachtsmomenten. En als het in die keten misgaat, wat bijna altijd gebeurt, krijg jij de schuld.

Zo lang onboarding handwerk is, blijft het misgaan

Veel organisaties hebben dit proces op hun eigen manier ingericht. Soms zelfs best netjes.

Er is een checklist. Er zijn afspraken. Misschien zijn er zelfs delen geautomatiseerd in het HR-systeem. En toch blijft het misgaan. Dat komt doordat de kern van het probleem niet wordt opgelost. Het proces blijft handwerk. En daardoor is wat er bij Lisa gebeurt het logische gevolg van hoe onboarding meestal is ingericht.

Zodra je afhankelijk bent van handmatige acties tussen verschillende afdelingen, blijven taken liggen, wordt informatie vergeten en zorgen uitzonderingen voor extra complexiteit.

Daar komt nog bij dat niemand het volledige overzicht heeft. Iedereen kijkt naar zijn eigen stukje, terwijl de samenhang ontbreekt. Het gevolg is dat onboarding geen proces is dat vanzelf loopt, maar iets dat continu gemanaged moet worden.

De echte impact zie je pas later

Dat een nieuwe medewerker op dag één niet meteen kan werken, is vervelend. Maar dat is nog niet eens het grootste probleem.

Omdat onboarding zo’n handmatig proces is, ben je als HR-manager vooral bezig met regelen, checken en achter mensen aan zitten. Tijd voor een goede inwerking blijft er vaak niet over.

En als die start rommelig verloopt, blijft dat hangen. Iemand begint met het gevoel dat het niet op orde is. En dat raak je niet zomaar kwijt. Wij zien regelmatig dat medewerkers na een paar maanden weer vertrekken, terwijl er inhoudelijk niets mis is met het werk. De oorzaak ligt vaak in hoe ze zijn gestart.

En misschien nog wel belangrijker: je komt niet toe aan waar HR eigenlijk voor bedoeld is. Cultuur bewaken, zorgen dat mensen goed landen en zich onderdeel voelen van de organisatie. Als dat structureel niet gebeurt, raakt het hoe teams samenwerken, hoe nieuwe mensen zich verbinden en uiteindelijk hoe de organisatie functioneert.

Dit los je niet op in je Core HR-systeem

Misschien hebben jullie al geprobeerd dit probleem op te lossen binnen het HR-systeem. Maar het probleem zit juist tussen systemen en afdelingen in. Op de momenten dat informatie wordt overgedragen, taken worden doorgegeven en afhankelijkheden ontstaan. 

Zolang dat stuk niet goed is ingericht, blijft onboarding een proces dat leunt op mensen in plaats van op een structuur die het werk overneemt. En hetzelfde geldt andersom bij vertrek. Accounts blijven actief, licenties lopen door en toegang wordt niet altijd op tijd afgesloten. Dat is een concreet risico.

Wanneer weet je dat je een structureel probleem hebt?

Een simpele graadmeter: kijk naar je operationele overleggen.

Als onboarding bij jullie steeds terugkomt in overleggen, ben je eigenlijk continu symptomen aan het bestrijden en verlies je tijd aan wachten, afstemmen en controleren, terwijl dat nergens nodig zou moeten zijn.

Zo laat je onboarding wél werken

Nog beter afstemmen of strakker managen gaat dit niet oplossen. De oplossing zit in het automatiseren van het proces. Acties worden automatisch uitgevoerd op het juiste moment, over systemen heen, zonder dat iemand erachteraan hoeft te zitten.

• Taken worden automatisch opgevolgd en reminders worden verstuurd als iets blijft liggen

• Afhankelijkheden verdwijnen naar de achtergrond

• Het proces loopt door zonder dat iemand het actief hoeft te bewaken

Uitzonderingen blijven er altijd, maar het grootste deel loopt vanzelf goed. En dat is precies wat je nodig hebt om te voorkomen dat iemand zoals Lisa op haar eerste werkdag stil komt te staan. 

Zolang jouw onboarding leunt op mensen, blijft dit gebeuren. Pas als het proces het werk overneemt, verdwijnt het probleem.

Wil je dat je on- en offboarding gewoon handled is? Bekijk hier hoe wij dat aanpakken.